최근 병의원 중에 직접 회계팀을 운영하는 곳이 늘고 있다.

세무사나 회계사에게 기장대리 즉, 장부 작성을 맡겼으나 만족스럽지 않기 때문이다. 불만 사유는 다양한데 가장 큰 불만이 적시에 재무성과를 알 수 없다는 것이다.

예를 들어, 전 달의 수익과 비용, 각 비용별로 수익 대비 비율을 알고 싶은데 세무사무실에 문의하면 최소 3달 후에나 알려 줄 수 있다고 한다. 기장을 맡길 생각이 사라지게 된다.

또 다른 이유는 비용 처리에 대한 요구를 세무사가 반영해 주지 않는다고 생각하여 자체 기장을 하는 곳이 있다. 예를 들어, 현금 매출이나 가공비용(적격증빙이 없는 비용)을 장부에 반영해달라고 하면 기장수수료를 받는다 하더라도 세무사는 전문가로서 위험을 감수하면서 이런 요구 사항을 수용하려 하지 않는다. 탈세를 위한 불법적인 요구를 세무사가 들어줄 수 없기 때문이다.

앞의 사례처럼 재무 정보 적시 산출과 같은 경영적 필요성에 의해서 자체 회계팀을 운영한다면 다시 생각해 볼 필요가 있다.

첫 번째 이유로 병원 회계 분야에 전문성이 있는 직원을 채용하여 유지하는 것이 어렵기 때문이다.

일반 기업 회계팀에는 팀장과 팀원 등 관리감독 체계가 있지만, 보통 병의원은 원장이 팀장 역할을 한다. 팀원은 회계 비전문가인 원장의 관리감독을 받으면서 스트레스를 받게 된다. 또 오랜 기간 일해도 자신의 성장이 없다고 느낄 것이다.

반대로 원장은 급여에 비해 그 만큼의 성과가 나지 않아 불만을 갖게 된다. 결국 이직이 반복되고 원장의 스트레스는 쌓인다.

둘째로 원장이 병원 경영과 재무성과에 관심을 갖는 것은 꼭 필요하지만 실무적 처리로 고민하는 것은 병원에 손해다.

원장의 핵심 역량은 진료이다. 진료를 통해 성과를 높이고, 이를 위해 연구하면서 치료 기술을 발전시켜야 한다. 회계 처리 방법이나 프로그램에 시간을 허비하게 되면 핵심 역량인 진료와 관련된 시간을 빼앗기게 되고 흐름이 무너진다.

따라서 경영이나 회계에 대한 개념을 알고 있다면 실무 처리는 과감하게 맡기고 그 결과를 정리한 보고서를 보면서 의사결정에 집중해야 한다.

다만 실무적인 회계 처리가 적시에 이루어지도록 원장이 최대한 세무사에게 정보를 제공하는 것은 필수이다. 이번에는 의사결정을 위한 정보 산출을 위해 병의원에서 준비해야 할 사항을 간략히 살펴보고자 한다.

먼저 병원비용 계정 과목을 이해하고 법적 증빙을 갖춰야 한다. 사실 계정 과목을 어떻게 분류하느냐는 중요하지 않다. 커피숍에서 사용한 비용을 식비라고 이름 붙이던 간식비라고 부르던 중요하지 않다는 뜻이다.

그러나 계정 과목을 굳이 나눠 증빙을 준비하는 것은 비용 관리 측면에서는 중요하다. 예를 들어, 지난 달 복리후생비가 매출액 대비 15%라고 했을 때 이번 달에는 30%가 넘는다면 왜 그런지 살펴보아 비용을 관리해야 한다.  

한편 비용을 분류하는 또 다른 이유로 회계 처리 방법이 다르기 때문이다. 예를 들어 약품이나 진료소모품 등은 재료대로 분류하고 기말에 남아 있다면 기말 재고자산으로 잡아야 한다. 사용 시점에 비용으로 처리한다. 의료기기라면 감가상각을 통해 사용 년수만큼 매해 비용으로 처리한다. 만일 재료대와 의료기기를 분류하지 않는 경우 사용 시점에 상관없이 비용이 과도하게 계상되거나 반대로 과소 계상되게 된다.  

또 비용별로 갖춰야 할 법적 증빙이 다를 수 있기 때문에 비용을 구분하여야 한다. 직원 식대나 간식비 등 복리후생비는 건당 3만원을 초과하면 법적 증빙(신용카드전표, 세금계산서, 계산서 등)을 수취해야 증빙불비가산세(거래금액의 2%)를 물지 않는다.

거래처나 환자 경조사비의 경우 접대비로 분류하는데 청첩장, 부고장 또는 상대방에 대한 정보를 간략히 기록한 지출결의서가 필요하다. 건당 20만원까지 비용처리가 가능하다. 교통비로 분류되는 대중교통비는 지출결의서, 택시비는 택시 영수증으로도 처리가 가능하다. 통신비 역시 법적 증빙 없이 비용 처리가 가능하다. 임차료는 사업용 계좌로 이체해야 한다.

보통 병의원에서 자주 사용하는 비용 계정과목은 20 여개 인데 특히 우리 병원에서 자주 발생하는 항목에 대해서는 그 성격과 법적 증빙을 정확히 알고 비용 발생 시점에 증빙을 갖추고 세무사에게 알려 주는 것이 세무 신고나 비용 관리 측면에서 매우 중요하다.

수익 측면에서 주의할 점은 의료보험, 비보험, 자동차보험, 산업재해보험 등 각 수익 원천을 정확히 구분하고 청구 기준이 아닌 진료 행위 시점으로 수익을 인식하는 것이 중요하다. 3개월 치를 한꺼번에 청구하면 청구하지 않은 3개월 동안은 매출이 덜 잡힐 것이고, 청구한 달에 매출이 급격히 증가할 수 있다. 물론 1년을 단위로 재무성과 분석을 한다면 중요하지 않은 문제이나 월 단위로 재무성과를 측정하고자 한다면 수익인식시기에 주의하여야 한다. 

이 외 실무적으로 신용카드 정보, 각 신용카드별 입금통장 계좌 정보, 건강보험심사평가원에 들어가 조회할 수 있도록 공인인증서와 그에 대한 정보를 정확하게 제공하는 것이 필요하다.

마지막으로 노무와 급여관리(payroll service)가 복잡하다. 원장이 수익이나 비용 처리까지는 직접 하다가도 급여 관리는 포기하는 경우가 대다수이다. 처음 개원을 하여 근로계약서를 쓰는 것부터 휴가나 해고 등 노무관리, 그리고 급여와 4대 보험에 대한 처리에 대해서는 다음 칼럼에서 자세히 알아보기로 한다.  

/기고자 : 세무법인 택스케어 김수철 대표세무사