예약고객을 내원고객으로 전환하는 비법은 무엇인가?

콜센터를 활용한 병원매출 증대방안

골든와이즈닥터스/주지영 센터장

5월 가정의달 특수를 반짝 누리고 난 후 병원은 다기 6월이 비수기를 준비하고 있을 겁니다.  컨설팅을 하고 있는 병원의 경우 신환의 예약고객도 줄었지만 그나마 예약고객을 내원고객으로 전환하는것은 더욱 어려운 실정입니다.
 
 우리병원의 예약고객 대비 실제 내원율은 원장님의 입장에서 가장 중요한 지표인 만큼 대체로 병원에서는 자체 내원율을 관리하고 있습니다.

 그렇다면 실제 “내원율이 70%인 병원의 경우 과연 고객이 오지 않는 경우 30%는 어떤 이유에서일까요? “라고 질문을 한다면 여기에 명확하게 답변할 수 있는 병원은 극히 드물 것입니다. 그리고 확실하게 말할 수 있는 결과는 우리병원에 내원하지 않은 고객을 모두 뭉뚱거려 30%로 알고 있는 병원이라면 아무리 시간이 지나도 이 숫자를 바꾸기 어렵다는 것입니다.

 만약 아래 병원의 경우 전화예약고객의 최종 내원율이 55%인 경우 A경우와 B경우 중 어떤 경우 내원율 향상이 더 쉬울수 있을까요?

 
위의 상황은 실제 컨설팅하는 병원의 사례였고, 실제 이 병원은 다행이도  [A 경우]였기 때문에 내원율 향상이 훨씬 용이한 상황입니다. [A경우] 숫자처럼 취소율이 부도율보다 더 높은 상황이란 것은 내원 확인 전화를 현재 시도하고 있고, 이 확인전화를 통하여 고객이 취소의사를 밝힌 경우입니다.

 하지만 [B경우]는 취소율보다 부도율이 더 높은 경우인데 일부는 취소를 고객이 직접 전화를 하여 알려준 경우이고 나머지는 내원 확인전화를 미처 하지 못하였고, 당일 부도가 난 경우입니다.

[A 경우] 숫자를 가지고 있는 병원의 내원 확인전화 (Confirm Call)을 청취한 결과 당시 바쁜시기라 데스크에서 코디네이터가 간단한 확인전화를 했고, 이때 취소의사를 밝히는 고객에게 아무런 방어없이 바로 취소를 해주는데 20초정도 걸리고 있다는 것을 알게 되었습니다.

 이때 우리가 새롭게 조치할 수 있는 것은 내원 확인전화를 통해 고객의 취소율은 방어가 가능하다는 것입니다. 그렇게 하여 이 병원은 실제 예약을 했던 최초 상담사가 자신의 예약고개에게 직접 확인전화를 하도록 하였고, 최소를 원하는 고객에게 최대한 변경을 유도하거나 취소를 방어하는 스크립트를 활용하도록 하였습니다.

그 결과 다음과 같은 취소율과, 내원율의 변화를 만들어내게 되었습니다.

[ OO성형외과 월별 콜 통계 사례 ]

 바로 위와 같이 취소율과 부도율을 분리하여 관리하는것 만으로도 우리는 정확한 조치를 취할 수 있고. 그 결과 예약고객을 내원고객으로 전환율이 55%에서 74%로 급격하게 향상되는 사실을 확인 할 수 있습니다.
 
 바로 이와 같이 예약고객을 내원고객으로 전환하는 핵심비법은 정확한 취소/부도를 분리하여 관리 하는 것이고,이를 통해 취소는 사전에 예방하는 것입니다.

우리가 익히 알고 있듯이 부도난 이후 고객은 우리의 연락을 결코 받고 싶어 하지 않으므로 사전에 예방을 하는 프로세스가 반드시 필요합니다.

/기고자 : 골든와이즈닥터스 주지영 센터장

* 본 칼럼의 내용은 헬스조선의 편집방향과 일치하지 않을 수도 있습니다.

콜센터를 활용한 병원매출 증대방안

신규 내원고객을 창출하는 콜센터!

골든와이즈닥터스 /주지영 센터장
주지영 메디콜센터장
現) 골든와이즈닥터스 메디콜센터 센터장
前) ECCA (Excellent Call Center Academy)원장
前) 이지오스 콜 센터 사업무 총괄 부장
前) TSK(현 대성 글로벌) 교육사업부 & 콜센터 운영 총괄 부장
前) IMC-TP 교육 사업무 차장

전남대학교 경영대학원 E-비즈니스 박사재학
아주대 경영대학원 경영학 석사
성신여자 대학교 인문과학대 국어국문학 졸업

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